Manter uma boa gestão é essencial para de todos os empreendimentos. E por isso é importante que estratégias eficientes sejam adotadas para otimizar a operação empresarial.
Uma das áreas que mais se destacam é a de gestão de projetos, que permite que os planos sejam tirados do papel com mais organização.
Para saber como aprimorar a gestão e a produtividade dos projetos da sua empresa, siga com a leitura!
Assim a gestão de projetos corresponde a um conjunto de práticas e técnicas utilizadas para planejar, executar, monitorar e controlar os projetos de uma organização. Isso inclui atividades como:
- Elaboração e detalhamento do escopo de projetos
- Organização de todos os recursos da empresa – humanos, financeiros e materiais
- Montagem de um cronograma e registro de todos os custos
- Identificação, avaliação e monitoramento de quaisquer riscos associados ao projeto
- Histórico das interações com o cliente durante a execução do projeto
Além disso, uma gestão bem executada também garante a condução estratégica das iniciativas, evitando falhas e desvios na execução das atividades que compõem o projeto.
Com o apoio das ferramentas certas, a aplicação de um plano de gestão de projetos permite que todas as decisões sejam tomadas de forma estratégica. Usando técnicas eficientes para dar andamento às atividades, com foco no planejamento previamente estabelecido pela equipe.
Como fazer a gestão de projetos com o uso da tecnologia?
Com o surgimento de tecnologias voltadas para a área de gestão, realizar as atividades para o desenvolvimento dos projetos nunca foi tão simples.
É possível manter os profissionais conectados, mesmo que estejam distantes fisicamente, o que proporciona mais fluidez para o dia a dia de trabalho. Além de facilitar a troca de informações e agilizar a tomada de decisões.
Nesse cenário, uma tecnologia que se destaca são os softwares ERP – Sistema Integrado de Gestão Empresarial.
A partir dessa ferramenta, é possível controlar todas as frentes de um projeto, cruzando informações entre setores, criando análises e gráficos de forma automatizada. Além de indicar quais são as melhores opções de fornecedores para cada iniciativa, entre uma série de outras aplicações.
Para entender mais sobre os benefícios do uso de um sistema de gestão de projetos, confira 6 vantagens!
Diminuição do desperdício na gestão de projetos
Ao fazer o uso de um sistema de gestão operacional que ofereça previsões e levantamentos precisos a respeito de receitas e despesas. Tornando possível otimizar o orçamento disponível para a execução de um projeto.
Com isso, a redução de desperdícios é expressiva, já que será possível ter um controle mais exato dos recursos disponíveis.
Além disso, também será possível reduzir custos com retrabalhos. Já que o sistema desenvolve diferentes ações de forma automatizada e integrada, evitando falhas e atrasos nos projetos.
Aumento da produtividade na gestão de projetos
Com a otimização das atividades de gestão, outro fator que também se beneficia diretamente do sistema ERP é a produtividade.
Isso porque ações que antes demandavam um certo número de funcionários para serem desenvolvidas em determinado prazo passam a ser realizadas de maneira automatizada.
Assim, é possível alocar a sua equipe em atividades mais centradas no desenvolvimento do projeto e poupar tempo com tarefas administrativas. Isso faz com que os projetos sejam entregues com mais rapidez, o que, consequentemente, maximiza os lucros com novas vendas.
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Mais praticidade para a colaboração entre funcionários
Como todas as informações e procedimentos podem ser integrados em um mesmo espaço, acompanhar o andamento dos projetos passa a ser muito mais simples.
Desse modo, é possível garantir que os funcionários colaborem entre si durante o desenvolvimento dos projetos.
Além de garantir mais flexibilidade para as atividades, também permite que colaboradores participem de forma eficiente dos projetos.
Enriquecimento das informações
Outro benefício da adoção de soluções tecnológicas é o enriquecimento dos dados. Já que os softwares permitem não só o registro de textos, mas também de fotos e vídeos, agregando mais informações para a base de dados.
Desse modo, o trabalho se torna mais completo e intuitivo, permitindo que a equipe possa fazer uma leitura mais precisa das informações. Além de reduzir os riscos de interpretações equivocadas.
Por fim, com a coleta de mais dados multimídia também é possível fomentar o fortalecimento de uma cultura organizacional baseada em dados. Afinal, quando baseada em dados concretos, a tomada de decisões passa a ser muito mais eficiente.
Mais transparência
Além do fato de que o sistema ERP centraliza todos os processos importantes do empreendimento e permite acesso total aos dados pertinentes a eles. Permitindo oferecer transparência durante cada uma das etapas da execução de um projeto.
Isso serve tanto para apresentar as informações para clientes, caso necessário, quanto para garantir uma gestão de projetos mais responsável. Podendo checar cada decisão tomada, cada lançamento e cada análise.
Assim, o monitoramento das informações pertinentes ao processo produtivo pode ser feito com mais praticidade.
Outra atividade que se beneficia da transparência garantida pelo uso do ERP são os processos interdepartamentais. Já que os gestores poderão acessar as informações pertinentes a todos os projetos que estão em desenvolvimento em um mesmo espaço.
Personalização das atividades
Outra vantagem fornecida pelo ERP para a gestão de projetos é a implementação do software de acordo com as necessidades específicas do negócio.
Por isso, é preciso garantir a contratação de um sistema de qualidade, como o que oferecemos aqui na Big Boss Cloud. Com as nossas soluções, você tem acesso a funcionalidades que abrangem uma variedade de necessidades da gestão operacional e permitem total controle dos projetos.
Com a ferramenta de PCP, por exemplo, é possível definir parâmetros para o planejamento e controle de produção, agendamentos pré-programados, cálculo de necessidade de matéria-prima…
Já o módulo de serviços permite definir o workflow dos projetos, mantendo um histórico de todas as interações com o cliente.
Quer saber mais sobre as ferramentas? Entre em contato e tire suas dúvidas com a nossa equipe!
