Acompanhar a situação financeira de uma empresa é uma atividade crucial para o setor de gestão e para o bom funcionamento da organização como um todo.
Portanto, é preciso contar com os mecanismos apropriados para lidar com este processo da forma mais eficiente possível.
Nesse cenário, adotar o uso de um bom fluxo de caixa pode fazer toda a diferença na garantia de mais organização e agilidade para a rotina da empresa.
Para saber como essa ferramenta funciona, como usá-la e quais são suas vantagens, continue a leitura!
O que é fluxo de caixa?
O fluxo de caixa nada mais é do que uma ferramenta utilizada para realizar o acompanhamento da situação financeira de uma empresa.
Ele se baseia na apuração do saldo disponível no momento e em projeções para o futuro. O objetivo principal é assegurar que sempre haja capital de giro disponível para o custeio de investimentos em melhorias para a empresa e para a manutenção de operações básicas, como:
- Folha de pagamento
- Impostos
- Fornecedores
- Transporte.
Para isso, é preciso criar um relatório com dados sobre toda a movimentação financeira, ou seja, todo o dinheiro gasto e/ou recebido pelo empreendimento durante um período determinado de tempo.
Como usar um sistema para fazer o fluxo de caixa?
Para saber como montar e usar um fluxo de caixa, confira nossas 7 dicas!
Cheque o saldo inicial do negócio
Como a organização é a chave do processo, o primeiro passo pode ser mais desafiador para o setor financeiro. Isto porque é necessário começar o processo verificando o montante que a empresa possui.
Em seguida, é preciso estipular um período de tempo para fazer o fluxo de caixa, ou seja, determinar o prazo no qual as análises dos lançamentos e fechamentos serão feitas. O mais comum é realizá-las de forma mensal ou trimestral.
Identifique todas as receitas e despesas
O segundo passo essencial para a organização financeira é identificar todas as receitas e despesas que o negócio possui, incluindo:
- Receitas de clientes
- Doações
- Pagamento de funcionários
- Pagamento de fornecedores
- Despesas com contas básicas, como aluguel, luz, internet…
Com estes dados em mãos, lance todas as informações em seu fluxo de caixa, incluindo as datas de vencimento de cada uma das receitas e despesas. Assim, será possível organizar e prever as entradas e saídas dos recursos financeiros.
Além de possibilitar um controle maior sobre o fluxo de caixa, garantir a organização destes dados também irá agregar mais facilidade na efetivação de pagamentos dentro do prazo, evitando multas e juros.
Categorize suas receitas e despesas para um fluxo de caixa saudável
Depois de ter coletado os dados necessários a respeito das receitas e despesas, é hora de dividi-las em categorias.
Com isso, garante-se que a equipe tenha uma visão clara e objetiva a respeito dos principais recursos do empreendimento, assim como dos principais obstáculos.
Caso esteja se perguntando como é a partir de qual conceito deve criar estas categorias, a dica é separar as informações de acordo com a sua necessidade de análise.
Uma opção comum e muito utilizada em planos de Sistema de Gestão Operacional, por exemplo, é categorizar os dados financeiros por cada setor da empresa.
Nunca se esqueça de registrar as entradas de caixa do período estipulado
Pode parecer óbvio, mas é vital garantir processos sólidos para que qualquer nova entrada de receita seja registrada em seu fluxo de caixa.
Isso pode ser o primeiro pagamento feito por um novo cliente, uma doação inesperada, uma dívida quitada que você e sua equipe não haviam planejado, entre outras questões.
Também é essencial que se inclua no balanço as previsões de recebimento parcelados, não só as entradas efetivas de caixa. Isso facilita o trabalho de gestão financeira, já que permite que se tenha uma noção mais precisa de como a empresa estará financeiramente no próximo mês.
Assim, é possível prever se pode faltar dinheiro para alguma despesa fixa, por exemplo, favorecendo que a gestão tome decisões com antecedência.
Leia também: LTV e CAC: Entenda a importância e aprenda a calcular
Considere as novas saídas de caixa
Do mesmo modo, também não se esqueça de dar baixa em todas as saídas de caixa e realizar as análises referentes ao período que foi estipulado para tais despesas.
Esta informação é fundamental, já que, ao se descuidar do registro da saída de caixa, você corre o risco de contar com um valor financeiro que, na realidade, já não está mais disponível.
Portanto, registre a saída de qualquer valor, mesmo que não se encaixe nos gastos fixos citados anteriormente.
Atualize os lançamentos sempre que necessário
Quanto mais frequentemente seu fluxo de caixa for atualizado, mais segurança entregará para suas operações.
Por isso, o ideal é que o controle seja feito todos os dias ou, no máximo, uma vez por semana. Assim é possível evitar que algum valor importante acabe ficando de fora da contabilidade.
As atualizações constantes também permitem construir análises mais precisas em relação à saúde financeira da empresa.
Faça uso de um sistema de gestão para facilitar o fluxo de caixa
Quanto maior o empreendimento e quanto mais autonomia cada setor tem, mais complicado fica realizar os processos de fluxo de caixa manualmente
Por isso, nossa última dica é que você utilize um sistema ERP, para facilitar a manutenção do seu fluxo de caixa.
A ferramenta calcula os gastos e receitas de forma automática, emite relatórios e gráficos com base nas informações registradas e permite que todos os setores do empreendimento operem articulados. Além de cruzar dados para oferecer soluções mais precisas e insights estratégicos.
Por exemplo, com o software, é possível faturar todos os setores da empresa de maneira unificada. O módulo financeiro da ferramenta possui um fluxo de lançamento próprio.
Além disso, o Big Boss ERP programa automaticamente as contas a pagar e receber, mostra o fluxo de caixa de forma analítica, emite boletos e relatórios financeiros em tempo real.
