Antes de mais nada é importante entender que todas as empresas que lidam com dados, independentemente do volume – desde dados administrativos e técnicos ao conteúdo do catálogo de produtos – precisam de software de gestão ERP.
Um sistema de Gestão funciona como o local de armazenamento central para toda a informação da sua empresa e torna essa informação fácil de encontrar para qualquer pessoa e de qualquer outro software que faça integração.
É como nosso “cérebro” da sua empresa: para que as operações da sua empresa se desenrolem sem problemas, precisa de um centro de controle inteligente com uma forma fácil de ligação entre os departamentos.
Se sua equipe passa muito tempo à procura de dados essenciais, a planilhar e fazer tudo manualmente, comparando inúmeros documentos e planilhas.
Demorando horas para gerar um simples relatório, então, sua empresa precisa de software de gestão ERP.
Defina suas prioridades para contratar um sistema ERP
A primeira etapa e mapear todas as necessidades de todos os departamentos de sua empresa, fazendo um checklist de todas as funções que o sistema ERP tem que ter, porém, como sabemos, e difícil um ERP atender 100% das particularidades de todas as empresas.
Por isso aqui vai a primeira dica para organizar e conseguir decidir pela melhor solução ERP, para isso você deve listar e separar entre funções essenciais, moderadas e desejadas.
Vamos explicar isso, essenciais são todas as funções que o software ERP obrigatoriamente tem que ter para atender o básico da sua empresa, já as moderadas são funções de extrema importância, que terá relevância na escolha do software ERP, mas não torna impeditiva para escolha, e por fim as desejadas são funcionalidades não essenciais, porém torna-se um diferencial na escolha da solução ERP.
Quais integrações o sistema ERP possui?
Qualquer software pode ficar para trás se não tiver as características mais procuradas num dado momento e se não satisfizer as necessidades das empresas num mundo cada vez mais digital e interligado.
Quanto mais destes critérios o seu software ERP incluir, melhor preparado estará para enfrentar qualquer quantidade de trabalho e as rápidas mudanças que a sua empresa necessita.
Um software de Gestão, tem que ter uma API de integração que possa de forma fácil, interligar com outras soluções complementares para o bom andamento do seu negócio.
Ou seja, a sua solução ERP deve permitir ligações com os outros sistemas de software da sua empresa. Isso facilitará os fluxos de trabalho, os processos de comunicação interdepartamental e as diferentes tarefas, além de assegurar que os mesmos dados sejam utilizados em todo o lado, e que esses dados estejam atualizados.
Armazenamento
Aqueles quartos antigos de ficção científica com um grande computador central a bombar informação por uma rede local interligada são coisas do passado.
Poupar espaço de armazenamento é um dos principais objetivos de qualquer empresa, especialmente fabricantes, distribuidores e varejistas que lidam com milhares de produtos com constante trocas a cada estação do ano.
Assim, os sistemas baseados na nuvem tornou-se a melhor solução. A tecnologia que os suporta avançou ao ponto de poder assegurar um grande grau de rapidez e mesmo um espaço de armazenamento ilimitado.
Além disso, este tipo de sistema permitirá à sua equipa acessar as informações de qualquer parte do mundo e de qualquer dispositivo – sem ter de se deslocar aos escritórios centrais.
As vantagens de trabalhar com uma solução ERP baseada na nuvem são fundamentais para estratégias omnichannel.
- Todos os dados centralizado em uma única plataforma
- Trabalho colaborativo de qualquer lugar
- Baixo custo de manutenção e segurança
- Fácil utilização e treinamento
Automação
Os problemas de produtividade raramente estão relacionados com os colaboradores; em vez disso, é mais uma questão de colocar as pessoas à prova com processos cansativos e repetitivos.
Adicionar dados a uma solução ERP manualmente, planilhas de Excel, substituir documentos antigos por novos…
Tudo isto são tarefas que não só estressam a equipe, mas também têm um risco maior de erros e manipulações de dados.
Um sistema automatizado resolve o problema da lentidão e dos erros: O software ERP com características automatizadas agilizará todos os processos e evitará automaticamente a duplicação de dados e omissões de dados.
Isto não significa que se deve simplesmente substituir a equipa humana – em vez disso, significa que os seus colaboradores poderão mover-se mais rapidamente através do seu verdadeiro trabalho, deixando a gestão de dados num lugar mais seguro e eficaz.
Além disso, como será mais rápido encontrar os dados certos, será capaz de lidar com mais eficiência as questões e exigências da sua rede e, por sua vez, melhorar a seu desempenho.
Escolha um sistema ERP flexível
Todos os dados da sua empresa ocupam um espaço enorme, mas isso não significa que não possa levá-los para onde quiser.
Num cenário de vendas cada vez mais internacional frequentemente tratado por múltiplas equipes, é muito importante acessar aos dados do sistema ERP a partir de qualquer lugar.
E isso não significa apenas de um PC, importante que seja também a partir de dispositivos móveis, como Tablets e Smartphones.
Uma solução ERP ideal oferece uma versão móvel ágil e de fácil acesso para ajudar os vendedores e representantes a compartilhar dados em momentos de fechamento, independentemente de onde estiver.
Devido a restrições técnicas, a versão móvel pode ser um pouco menos robusta do que a versão completa para PC, mas é importante verificar e ver se pelo menos inclui as características mais básicas que necessita.
Outro fator importante relacionado é a segurança. Como podem ser acessados de qualquer lugar, os sistemas ERP móveis baseados na nuvem devem incluir criptografia e segurança de alto nível para proteger os interesses e a privacidade da sua empresa.
Além de possuir controle de acesso por cargo e usuário, e limitar os horários e dias de acesso.
Suporte Técnico
Outra grande vantagem da escolha do software baseado em nuvem, é que dispensa grandes equipes de apoio técnico, instalações e recursos de servidores.
Essencial que a escolha da empresa de software ERP ofereça apoio técnico relacionado a dificuldades de usabilidade, assim como empresas que estejam abertas a novas adaptações para realidade da sua empresa, sem cobrar valores abusivos para simples adaptações
Você deve também se atentar aos meios de suporte técnico disponível e ao tempo de SLA nas respostas
Atualizações
Como qualquer outro sistema que trate de dados importantes e sensíveis, o software ERP deve oferecer atualizações regulares para assegurar a sua manutenção e evolução.
Do ponto de vista jurídico, deve também garantir medidas de segurança adequadas para cumprir os requisitos de proteção de dados, como os da LGPD.
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