Entenda o que é um sistema de gestão empresarial em 10 tópicos

Um sistema de gestão empresarial (ERP) é um conceito da administração moderna que remete a organização e gerir os recursos da empresa.

Esclarecer os principais pontos necessários para você entender o que é software ERP que cada vez se torna mais necessário.

1. A História do ERP e como tudo começou?

A história nos conta que no fim dos aos 50 já existia um modelo de software de gestão, que demandava tempo e muito dinheiro, porque todo o trabalho ainda era realizado de forma manual.

Quando chegamos aos anos 70, já existia um conceito de MRP (Material Requirement Planning, ou planejamento de recursos de manufatura), que nos anos 80 se transformou em MRP II, ferramenta responsável por controlar outros sistemas do processo de fabricação.

Mas o que de fato significa um sistema de gestão ERP? 

Na prática, ele é um software corporativo, que tem como principal finalidade oferecer um suporte para que as empresas possam ter controle total de suas informações.

Com ele o usuário pode integrar e gerenciar dados, recursos e processos para que desse modo, as empresas tenham maior assertividade na tomada de decisão e sucesso nos negócios.

O software foi pensado para tornar mais simples os processos operacionais de uma empresa. Ele é capaz de agregar inteligência, segurança e qualidade para as informações, integrando diferentes departamentos.

Desse modo, a partir de determinada necessidade, é possível poupar tempo já que a ferramenta consegue realizar a automatização das atividades.

Para o setor de varejo, por exemplo, o software pode garantir o controle de estoque, de custos, de prazos, e inclusive o controle de pessoal, que pode ser utilizado em qualquer área de negócio independentemente do tamanho da empresa.

Com o avanço das tecnologias, as formas de gerir também foram sofrendo alterações e tiveram que se adaptar a um novo cenário.

Atualmente existem diversos tipos de ERP disponíveis no mercado. Porém, inicialmente é preciso de fato olhar para dentro da instituição e compreender quais são as demandas de maior importância, para que a partir daí, a busca se torne mais efetiva.

2. O que é sistema de gestão empresarial?

ERP, é uma sigla em inglês que significa Enterprise Resource Planning, que nada mais é, em português que; Planejamento dos Recursos da Empresa e também conhecido como sistema integrado de gestão.

Então com base em toda a explicação acima, podemos entender que o software de gestão é um sistema de informática responsável por cuidar de todas as operações diárias de uma empresa.

Desde o faturamento até o balanço contábil, de compras a fluxo de caixa, recursos humanos, vendas, finanças, geração de nota fiscal, de apuração de impostos a administração de pessoal…

Que permite entender melhor a gestão da empresa, com todas as informações estratégicas que permitem aumentar a eficiência tornando em tempo real a tomada de decisão assertiva.

3. Como é dividido um software ERP?

De forma simples, um software ERP em sua maioria é dividido em 3 camadas:

Aplicação: Nesta camada temos o software ERP com as suas funcionalidades, processos, cadastros (formulários divido em campos) e demais dados necessários para a operação da empresa.

Os dados gerados na camada aplicação devem ser armazenados de forma lógica no Banco de Dados.

Configuração/Painel de controle: todo software ERP deve ter uma camada onde é possível configurar/parametrizar o sistema e também customizar o sistema de gestão empresarial.

Para isso é necessária uma camada de construção de novo código-fonte e sua compilação, para que assim, estas novas funcionalidades desenvolvidas, fora do ERP padrão, estejam disponíveis na aplicação

Framework de desenvolvimento: Onde temos os códigos-fontes, tabela de banco de dados e onde é possível desenvolver novas rotinas, aplicar atualizações e gerenciar o código personalizável, tudo que foi desenvolvido fora do padrão.

4. Por que o sistema de gestão empresarial é modular?

Na sua maioria o software ERP é dividido por módulos de visão departamental e visão por segmento.

A visão departamental é formada pelo módulo contábil, financeiro, compras, faturamento, estoque… Com esta visão é possível manter os processos de cada departamento dentro do mesma tela.

Facilitando a vida dos usuários e o controle sobre eles.

Já a visão por segmento atende a especificações gerais, mas são necessários módulos para atender unicamente algum processo do segmento.

Por exemplo, uma empresa de plano de saúde tem um processo específico que visa atender apenas as suas atividades. Diferente de uma empresa de comércio exterior que terá que executar processos de despachos aduanas.

Neste caso podemos ter módulos específicos para segmentos de mercado, chamados verticais.

Os módulos com a visão departamental visam suportar módulos verticais na execução das rotinas padrões.

5. Qual o objetivo de um sistema de gestão empresarial?

O ERP tem como objetivo organizar o trabalho numa empresa. Registrar informações referentes a clientes, fornecedores, funcionários, produtos, vendas, compras, pagamento, impostos entre outras.

Como estes registros se “conversam” faz parte do desenho de processos do sistema.

É neste momento que o ERP tem a função de ser um integrador de processos.

Além disso, o sistema permite que empresas centralizem seus dados em um único lugar. Possibilitando informações: qual nosso produto mais vendido, quem é o melhor cliente da empresa, qual época do ano mais se vende determinado produto, qual a margem do meu produto

6. ERP personalizado ou pré-projetado

Dependendo do tamanho, a empresa pode optar por instalar um ERP personalizado, capaz de atender às necessidades mais pontuais da instituição.

Esses tipos de programas possuem funcionalidades específicas que podem ser sugeridas pela empresa em questão.

Contudo, o custo dessas aplicações pode ser alto, portanto, a maioria das pequenas e médias empresas tendem a optar por soluções padrão ou pré-projetadas.

Neste caso, encontrar um fornecedor que atenda às necessidades da empresa se torna uma tarefa mais complexa, e o período de adaptação pode ser estendido consideravelmente.

É importante destacar que existem soluções pré-definidas que possuem uma estrutura modular, de modo que o usuário possa adicionar ou remover funções de acordo com suas preferências.

Portanto, é importante que o usuário análise as diferentes opções disponíveis, para poder encontrar a que melhor atende às necessidades da empresa.

7. ERP Local ou ERP cloud?

Ao implementar uma ferramenta de gerenciamento, esse é um dos pontos que toda empresa deve ter em mente. Os ERPs podem ser agrupados entre o modo de hospedagem no servidor local ou na nuvem.

A diferença entre eles é que as soluções locais limitam o uso de software no dispositivo em que for instalada.

Enquanto o modo Cloud, possibilita acesso ao programa de qualquer lugar e a qualquer momento, por meio de qualquer dispositivo com conexão à internet.

Por outro lado, ao hospedar um software na nuvem, é preciso saber que as informações serão armazenadas nos servidores em nuvem do provedor e não nos dá empresa. Fato que acaba refletindo em uma grande economia de espaço.

Da mesma forma, as soluções em Cloud permitem que o usuário faça cópias de backup dos dados automaticamente. Assegurando assim, a proteção das informações e sua recuperação em todos os momentos.

Para escolher entre as duas modalidades, é importante que a companhia se pergunte se tem a necessidade de acessar dados de qualquer lugar e se a segurança das informações é uma prioridade para você.

Nesse caso, o ideal é que você opte por um ERP Cloud. No entanto, se você preferir controlar os dados, talvez prefira um software local.

8. Como o software ERP é utilizado atualmente nas empresas?

Segundo pesquisas realizadas pelo Aberdeen Group (consultoria americana) estima-se que apenas 27,6% das funcionalidades disponíveis no software ERP são utilizadas.

Ou seja, podemos afirmar com base na pesquisa acima que 73,4% das funcionalidades de um sistema integrado de gestão não são utilizadas.

Atualmente no Brasil e na América Latina, o ERP é utilizado de forma simples, ou seja, muitas funcionalidades e rotinas não são utilizadas, por desconhecimento ou dificuldade de organização interna das empresas.

A maturidade de gestão das empresas com o ERP ainda é tímida e com foco principal em processos básicos de organização, ainda assim nestes processos, com alto índice de retrabalho e não-confiabilidade dos dados gerados.

9. Quais os principais benefícios atingidos pelas empresas com a utilização do ERP?

De acordo com Colangelo Filho, empresas com implementações bem-sucedidas de ERPs correspondem a um ganho percentual em:

10. Satisfação das empresas atualmente com o uso do ERP?

Com base na pesquisa Panorama do Mercado de ERP no Brasil, feita pelo Portal ERP, em 2019. As empresas de forma geral estão satisfeitas com seus sistemas de gestão.

Com aproximadamente 10% das empresas avaliando a mudança ou substituição dos seus softwares.